+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Нужен ли график отпусков для ип

Содержание

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

Нужен ли график отпусков для ип

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Нужен ли график отпусков для ип

Нужен ли график отпусков для ип

График отпусков – обязательный документ для предприятий разных форм собственности, где используется наемный труд.

Он устанавливает порядок предоставления отдыха сотрудникам, занятым на условиях трудового соглашения. Однако для индивидуального предпринимателя, механизм отчетности упрощен.

Вопрос о том, нужен ли ИП график отпусков становится актуальным, когда бизнесмен начинает работать с наемным персоналом.

Когда и кем составляется график отпусков

График отпусков является тем документом, на основании которого работник получает гарантированное право на отдых.

Нужен ли ИП график отпусков? Индивидуальные предприниматели, использующие наемный труд, обязаны составлять распорядок отдыха подчиненных.

Это помогает избежать путаницы и споров при определении очередности отпусков. Кроме того, инспекция труда вправе проверить данную документацию.

Если хозяйствующий субъект не ведет график, то к нему могут быть применены соответствующие санкции. Минимальная сумма штрафа за отсутствие документа – 1 000 руб.

Нужен ли ИП график отпусков, если у него задействована небольшая численность работников? Да, даже если трудоустроено два или три человека, предприниматель должен представить документ инспекции труда.

Если ИП не использует наемный труд, то он освобождается от этой обязанности.

График отпусков необходимо составлять особо тщательно. Часто на практике это правило игнорируют хозяйствующие субъекты. На небольших предприятиях сотрудники освобождаются от трудовых обязанностей на основании заявления и идут в отпуск на следующий день. Это неправильно, так как работнику положены выплаты от ИП не менее чем за три дня до начала отдыха.

График отпусков ИП составляет до начала нового календарного года, но не позже, чем за две недели до его наступления. Допустим, график на 2018 год должен быть готов до 15 декабря 2017 года.

Законодатель не требует соблюдения четкой формы документа. Предприниматель вправе разработать свой график отпусков или использовать уже готовый формуляр, утвержденный Госкомстатом в 2004 году. Основное требование – наличие документа на предприятии, соблюдение очередности предоставления отдыха подчиненным и документальное отражение в нем всех текущих изменений.

Унифицированная форма графика отпусков доступна бесплатно в формате Word и Excel. Скачать ее можно в интернете.

На видео: Отпуск. Порядок предоставления. Работа с графиком отпусков. Уменьшение задолженности по отпускам.

Как составить документ

На больших предприятиях готовится приказ о создании графика отдыха персонала на следующий год. Предприниматель сам решает, нужен или нет ему этот документ. Актуально издавать распоряжение при большой численности сотрудников. Как составить, заполнить и утвердить график отпусков ИП? Образец заполненного документа представлен ниже.

Прежде чем приступить к его составлению, работодатель обязан:

  • подсчитать количество дней, положенных подчиненным для ежегодного отдыха (по закону их не может быть менее двадцати восьми);
  • проверить, есть ли у работников преимущественное право на выбор даты освобождения от трудовых обязанностей (допустим, несовершеннолетние сотрудники, почетные доноры или иные льготные категории граждан);
  • согласовать очередность отпусков между работниками, желательно при этом попросить персонал изложить свои пожелания касательно дат отдыха письменно.

Льготные категории сотрудников вправе первые выбирать удобное время отдыха. Когда каждый работник ИП определился с датой, все разногласия будут улажены, следует приступить к заполнению графика. Унифицированный документ Т-7 имеет форму таблицы и содержит 10 граф. Заполняются они на протяжении года постепенно, по мере ухода сотрудников в отпуск.

Что необходимо отразить в таблице:

  1. В первой графе указывается полное название структурного подразделения. Предприниматель может оставить ее пустой.
  2. Вторая, третья и четвертая колонки – полное наименование должности, фамилия работника, присвоенный табельный номер. Записываются все сотрудники, работающие на условиях трудового договора. В том числе лица трудоустроенные менее полугода назад.
  3. В пятой колонке указывается общее количество дней, положенных работнику в качестве основного и дополнительного отдыха.
  4. Вместо даты предполагаемого отпуска может быть написан только месяц. В этом случае работник обязан предупредить руководителя о желаемом дне ухода на отдых путем подачи заявления.

Образец заполнения документа:

Остальная часть графика заполняется на протяжении календарного года. Утверждается документ подписью хозяйствующего субъекта.

На видео: Оптимизация режимов работы.Суммированный учет: практика и графики

Внесение изменений в график

В течение года в документ вносятся корректировки, которых нельзя избежать при нормальной деятельности предприятия. Это внутренние перемещения подчиненных, прием новых кадров, изменения в датах.

Как внести изменения в график отпусков? Для этого предназначены графы 7–10 таблицы. В седьмой колонке указывается фактичное время ухода в отпуск.

Оно может и не совпадать с датой, указанной ранее, но для этого должно быть документальное основание, указанное в следующей графе.

В примечаниях может быть указана различная информация, допустим, о дополнительных днях отдыха, оставшихся с прошлого года. При приеме нового сотрудника предприниматель может внести соответствующие изменения в график.

Обязательно ли делать подобные корректировки? Нет. Законодатель не обязывает хозяйствующего субъекта вносить нового работника в таблицу, сделать это можно в следующем году.

Если же сотрудник пожелает отправиться в отпуск, он может быть предоставлен по заявлению и договоренности с руководителем.

При увеличении дней отпуска работникам или вследствие больших кадровых перестановок, целесообразно составить дополнительный документ, включающий произошедшие изменения. Правильное ведение графика поможет избежать штрафов в случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов.

На видео: Вебинар график отпусков

Журнал: Всё для кадровикаГод: 2011 Еремин Владимир Сергеевич Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск

Рубрика: Есть проблема? Вот решение

    Трудовой кодекс Российской Федерации (извлечение) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (извлечение)

У нас небольшая фирма, и многие оргвопросы мы решаем, так сказать, в неформальном порядке. Сотрудников чуть более пятидесяти человек, всегда можно договориться.

Вот, например, знаю, что в большинстве организаций отпуска работникам предоставляются в порядке, определенном графиком отпусков, и в строго указанные в нем сроки. У нас же таких графиков отродясь не было.

Захотел в отпуск – написал заявление и свободен.

Но недавно на одном из форумов кадровиков в Интернете прочитала, что кого-то за отсутствие такого графика оштрафовали. Якобы мало ли, как там принято в организации, но график отпусков должен быть. Так ли это? Если да, то расскажите в общих чертах, как составлять такой график и есть ли все-таки возможность обойтись без такового?

График отпусков

Нужен ли график отпусков для ип

  • Что указывается в графике отпусков?
  • Когда вносятся изменения в график отпусков?
  • Как часто следует менять график отпусков?
  • Можно ли предоставлять отпуск, не оформляя график?

Ольга Мищенко, эксперт журнала

График отпусков

Оформление документа

в журнале “Современный предприниматель” № 1 (январь 2008 года)

Вынужденная необходимость

График отпусков требует составлять статья 123 Трудового кодекса. Напоминает об обязательности кадровых бумаг, в том числе и графика для предпринимателя-работодателя Роструд в письме от 31 октября 2007 г. № 4414-6.

В документе отражаются данные о распределении отпусков сотрудников. Он составляется ежегодно и утверждается бизнесменом не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. То есть график на 2008-ой год должен быть подписан не позднее 17 декабря 2007 года. Поэтому если вы составили его уже в 2008 году, дату лучше поставить «задним числом».

Распределяя сроки ухода в отпуск, коммерсант исходит из пожеланий сотрудников (устных или письменных) и производственных возможностей. При этом не забывайте, что отдельным категориям отпуск предоставляется в удобное для них время (таблица).

Таблица. Лица, имеющие право на выбор времени использования отпуска

№ п/пКатегория лицНорма законодательства
1Работники в возрасте до 18 летст. 267 ТК РФ
2Совместителям предоставляется отпуск одновременно с отпуском по месту основной работыст. 286 ТК РФ
3Работник-мужчина вправе получить ежегодный отпуск в период отпуска по беременности и родам его женыст. 123 ТК РФ
4Родители (опекуны, попечители), работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях вправе получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местностист. 322 ТК РФ
8Участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе и инвалидыст. 14 – 20 Федерального закона «О ветеранах» от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ
10Лица, награжденные знаком «Почетный донор России»ст. 11 Закона РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 9 июня 1993 г. № 5142-1
11лица, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий и т. п.ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1
12Другим категориям работников, в случаях указанных в федеральных законах и иных нормативных актахст. 123 ТК РФ

Коллективным договором может предусматриваться отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до 14 календарных дней работникам, имеющим 2-х или более детей в возрасте до 14 лет, либо ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, а также одинокой матери (отцу), воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет (ст. 263 ТК РФ). Если коллективный договор оговаривает подобный отпуск, сотрудники вправе взять его в удобное для них время.

Образец

Код
Форма по ОКУД0301020
Индивидуальный предприниматель Комаров А. С.по ОКПО
(наименование организации)
Мнение выборного профсоюзного органаУТВЕРЖДАЮ
от “___20__г. №_____ учтеноРуководитель_предприниматель_
(должность)
Номер документаДата составленияНа год_Комаров__Комаров А. С._
ГРАФИК ОТПУСКОВ114.12.20072008(личная подпись)(расшифровка подписи)
  “_14__декабря_20_07_г.
Структурное подразделениеДолжность (специальность, профессия) по штатному расписаниюФамилия, имя, отчествоТабельный номерОТПУСКПримечание
количество календарных днейдатаперенесение отпуска
запланированнаяфактическаяоснование (документ)дата предполагаемого отпуска
12345678910
Продавец-консультантКривоносов Л. М.00082026 мая8 дней использованы в 2007-году.
1 сентября
Продавец-консультантПахомова Т. Г.0009289 июняОтпуск разделяется на 2 части по 14 дней
29 сентября
ВодительЯкушев А. Г0011281 июля

Для графика отпусков предусмотрена унифицированная форма № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В ней перечисляются все сотрудники, в том числе и совместители (графа 3), их должности согласно штатному расписанию (графа 2), указываются табельные номера (графа 4). Если ИП не присваивает их, то графа 4 останется пустой.

В графе 5 проставляется число календарных дней предстоящего отпуска. Ежегодно работнику предоставляется 28 календарных дней отдыха (ст. 115 ТК РФ).

Распределяя сроки ухода работников в отпуск, предприниматель исходит из пожеланий сотрудников, устных или письменных, и производственных возможностей

По соглашению с сотрудников, его отпуск разделяется на части. При этом одна из частей не может быть менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Все они могут быть внесены в график по отдельности.

У некоторых работников могут остаться неиспользованные дни отпуска за предыдущий год, либо наоборот дни, взятые в счет предстоящего отпуска. Все это учитывается при составлении графика. И если кто-то не отгулял отпуск, то для него следует запланировать два отпуска.

Напомним, перенесение отпуска полностью на следующий год допускается, но только в исключительных случаях, когда уход сотрудника может неблагоприятно сказаться на работе (ст. 124 ТК РФ). При этом у коммерсанта должно быть согласие подчиненного.

В любом случае положенные 28 дней должны быть использованы не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. То есть переносить отпуск 2 года подряд нельзя.

В графе 6 «Дата запланированная» указывается дата начала отпуска. Вписывать сюда день окончания отпуска необязательно. Хотя, если отпуск разделяется на части, стоит указать временные отрезки.

В графике отражается количество дней отпуска, полагающееся работнику, в том числе и дни, перенесенные с прошлого года
А вот проставлять только месяц предполагаемого отдыха, без точной даты, не рекомендуется, чтобы избежать разногласий с сотрудниками.

Остальные графы (7-9) заполняются в течение года. Графа 7 «Фактическая дата отпуска» заполняется после фактического окончания периода отдыха. А графы 8 и 9, в случае перенесения отпуска на другой период. Графа 10 «Примечания» предназначена для любых пометок.

Информация для работника

Закон не обязывает коммерсанта знакомить сотрудников с документом до его утверждения. Нужно ли доводить до сведения работников утвержденный график? Трудовой кодекс такой обязанности коммерсанта тоже не содержит. Бизнесмен самостоятельно решает, будет ли это делать и каким способом. Вполне достаточно вывесить документ в удобном для ознакомления месте.

График отпусков, подписанный предпринимателем, является обязательным как для самого предпринимателя, так и для его сотрудников

Другой вариант – дополнить форму № Т-7, например, графой «С графиком ознакомлен», где сотрудники поставят свою подпись. Во избежание споров, наверное, стоит заручиться подписью каждого из сотрудников.

Учтите, ознакомление сотрудников с графиком не исключает обязанность работодателя сообщать каждому сотруднику о времени начала его отпуска не позднее, чем за 2 недели.

Исправление графика

На практике графики часто нарушаются. По просьбе работника ИП может отпустить его в иные сроки, чем указаны в графике. Отступление от графика, тем более при согласии обоих сторон, не может повлечь за собой санкций, тем не менее, стоит оформить правку. Для чего сотрудник подает заявление с новыми сроками отдыха и составляется приказ о внесении изменений в график отпусков.

Если в течение года принимается новый работник, возможно 2 варианта. Первый – внести дополнения в график отпусков. Второй – не корректировать документ, ведь сотрудник имеет право на отпуск спустя 6 месяцев с начала работы, при планировании на очередной календарный год, он уже попадет в график.

На практике график отпусков часто нарушается. Предприниматель может пойти навстречу работнику и предоставить ему отпуск в иные сроки, чем указаны в графике. Это не запрещено

Если по соглашению с ИП он решит уйти раньше, то просто подаст заявление и уйдет на отдых вне общего графика.

Когда сотрудники постоянно смещают утвержденные графики, требуя передвинуть ранее установленные сроки, коммерсант может пойти навстречу. Но также бизнесмен вправе сослаться на часть 2 статьи 123 Трудового кодекса, где сказано, что утвержденный график обязателен как для работодателя, так и для работника.

Кроме того, в пункте 17 правил об очередных и дополнительных отпусках (утверждены НКТ ССР от 30 апреля 1930 г. № 169) говорится, что работодатель имеет право требовать от сотрудника предоставления документов, доказывающих невозможность использования отпуска в оговоренные ранее сроки.

Хотя документ очень древний, он не отменен и действует в части, не противоречащей кодексу.

Кстати, статья 124 Трудового кодекса говорит, что перенос отпуска возможен только в случае временной нетрудоспособности, исполнения во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законодательством предусмотрено освобождение от работы (например, военные сборы), других случаях предусмотренных законодательством и внутренними положениями на предприятии. 

Штрафы

Если работников не много, график отпусков обычно не составляется. Сотрудник подает заявление и нередко на следующий день может уйти в отпуск. В подобной ситуации возникают сразу несколько нарушений. Во-первых, уйти в отпуск на следующий день после подачи заявления сотрудник не сможет.

Дело в том, что он обязан получить отпускные не позднее, чем за 3 дня до ухода (ст. 136 ТК РФ). То есть приказ о предоставлении отпуска, а также бухгалтерские документы должны быть изданы заранее.

Во-вторых, наличие графика отпусков оговаривается Трудовым кодексом, при этом не делаются исключения для предпринимателей-работодателей с небольшим штатом.

Отдельно санкций за несоблюдение или отсутствие графика не предусмотрено. Поэтому отсутствие документа, как и несвоевременная выплата отпускных, будут расценены трудовой инспекцией, как нарушение законодательства о труде. Возможный штраф для предпринимателя: от 1 до 5 тыс.

рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафовать предпринимателя за нарушения трудового законодательства вправе трудовая инспекция.

Вопрос о штрафе рассматривается судьями, только если ИП обратился оспорить решение проверяющих или руководитель (заместитель руководителя) инспекции решил передать дело в суд. Наказание в виде административного приостановления деятельности, как более строгое, может быть назначено только судом.

В то же время, если дело попало к судьям, они вполне могут ограничиться штрафом (обзор законодательства и судебной практики за IV квартал 2006 года, утвержденный постановлением президиума Верховного суда РФ от 7 марта 2007 г.).

График отпусков обязателен или нет?

Нужен ли график отпусков для ип

Обязательно ли составлять график отпусков на предприятии

Составление и согласование графика отпусков

Оформление графика

Утверждение графика отпусков

Внесение изменений и дополнений в график

Срок хранения графика отпусков

Нарушение порядка составления графика отпусков: судебная практика

Отмена графика отпусков

Обязательно ли составлять график отпусков на предприятии

График отпусков (далее — ГО) — это документ, где фиксируется, каким образом распределяются ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников юрлица на календарный год помесячно (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Указания по применению…, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Обязательно ли составлять график отпусков в организации? Да, он в обязательном порядке должен быть разработан и утвержден в компании, на что прямо указано в законе (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на ежегодной основе (ч. 1 ст. 122 ТК РФ), соответственно, и ГО составляется каждый год и должен быть утвержден не менее чем за 2 недели до наступления соответствующего календарного года.

Рекомендуем! Работники, которые пойдут в отпуск в четком соответствии с ГО, могут не подавать дополнительно заявление на отпуск. Считается, что убытие в отпуск уже согласовано сторонами в ГО. По теме см. также нашу статью «Отпуск по графику – нужно ли в этом случае заявление?».

Вывод! Обязателен ли график отпусков на предприятии? Однозначно да. Этот документ необходим и прямо предусмотрен ТК РФ.

Подробно рассмотрим порядок составления, оформления и корректировки ГО.

Составление и согласование графика отпусков

ГО составляется с учетом мнения работников, однако не подлежит обязательному согласованию с ними, за исключением выделенных законом категорий работников. Подробно читайте об этом в нашей статье «Как правильно вести график отпусков – образец».

Риски! Организовать работу по составлению и согласованию ГО в организации необходимо таким образом, чтобы в установленный срок (не позже чем за 2 недели до начала календарного года, на который график составляется) документ был в надлежащем порядке утвержден. За нарушение срока предусмотрены меры административной ответственности для работодателя.

Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за данное нарушение трудового законодательства грозят следующие санкции:

  • для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • лиц, осуществляющих деятельность без образования юрлица, — штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • юрлиц — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Законом не регламентировано, как работодатель должен выяснить у сотрудников желаемые даты отпусков. Например, данные может собрать руководитель подразделения и передать своему непосредственному начальнику. В учреждении может быть приказом установлен определенный регламент составления ГО (см. ст. 372 ТК РФ) и др.

Так или иначе, все данные в упорядоченной форме передаются на рассмотрение и утверждение руководителю организации. Тот, в свою очередь, может внести в график свои коррективы (кроме случаев, когда время и продолжительность отпуска в силу закона подлежат обязательному согласованию с работником, отнесенным к определенной категории, и профсоюзным органом).

Оформление графика

ГО может быть составлен на бланке свободной формы, разработанном в организации. Однако чаще для этих целей используется унифицированная форма Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Бланк ГО содержит следующие атрибуты:

  • Наименование организации.
  • Номер документа, дату его составления.
  • Наименование документа (с указанием, на какой год ГО составлен).
  • Собственно ГО (обычно в табличной форме), где перечислены все трудоустроенные на момент составления графика работники (Ф. И. О., структурное подразделение, должность, табельный номер) и обозначены даты начала и окончания отпусков (или их частей), их продолжительность. Также в таблице может быть предусмотрен столбец для подписей работников об ознакомлении с ГО, но это необязательно — отметки можно проставить и в иных специально отведенных местах на бланке.
  • Отметку об утверждении ГО руководителем организации.
  • Отметку о мнении профсоюзного органа (в установленных законом случаях).

Пример заполнения графика читатель найдет в нашей статье «График отпусков по форме Т-7 – правила составления».

Утверждение графика отпусков

В законе нет нормы о порядке утверждения ГО. Возможны 2 варианта:

  • проставление на оформленном ГО визы руководителя о его утверждении;
  • проставление визы на ГО и дополнительно издание приказа о его утверждении.

Унифицированной формы такого приказа, разумеется, нет. Он может быть составлен в произвольной форме с указанием всех значимых атрибутов, в числе которых:

  • наименование организации-работодателя;
  • номер и дата документа;
  • наименование (в данном случае «Приказ об утверждении ГО»);
  • суть распоряжения со ссылкой на соответствующие нормы закона (в данном случае ст. 122, 123 ТК РФ и т. д.);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа, а также лиц, на которых возложен контроль за исполнением поручения;
  • подпись руководителя предприятия;
  • подписи лиц, упомянутых в распорядительном документе, об ознакомлении с ним.

Дополнительную информацию, а также образец приказа вы найдете в нашей статье «Приказ об утверждении графика отпусков – образец».

Внесение изменений и дополнений в график

ГО может быть скорректирован в течение года с учетом пожеланий сторон трудового договора и производственной необходимости.

Обратите внимание! В унифицированной форме Т-7 ГО для этих целей предусмотрены специальные столбцы (столбцы 8 и 9) под общим названием «Перенесение отпуска».

В этих столбцах указываются реквизиты документа-основания (например, заявления работника, приказа работодателя и др.) и предполагаемые даты отпуска.

В дальнейшем в ГО также будет отражена информация о фактической дате убытия в отпуск (столбец 7 формы Т-7).

Основания для внесения изменений в утвержденный ГО могут быть такими:

Так или иначе, внесение любых изменений в документ должно оформляться путем издания соответствующего приказа. Что же касается оформления самих корректив в тексте графика, можно:

  • дополнить содержание уже имеющегося ГО при наличии специально отведенных для этих целей свободных полей;
  • составить новый документ с неизмененными сведениями из предшествующего ГО и обновленными данными;
  • оформить дополнения к ГО в качестве нового документа и утвердить как неотъемлемую часть ГО.

Срок хранения графика отпусков

Срок хранения ГО составляет 3 года (п. 453 приказа Минкультуры России от 20.12.2019 № 236).

При этом срок хранения должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документ прекращает свою силу.

Вывод! Таким образом, ГО, например, на 2020 год нужно хранить в течение 2021-2023 годов. Затем документ подлежит уничтожению.

10 ошибок при составлении графика отпусков

Нужен ли график отпусков для ип

График отпусков должен быть у каждого работодателя в обязательном порядке. Это требование ст. 123 ТК РФ. График отпусков может отсутствовать только у работодателей, которые относятся к микропредприятиям, если они отказались от принятия локальных актов и заключают трудовые договоры с работниками по типовой форме в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ.

Отсутствие графика отпусков или его неправильное ведение (то есть наличие нижеперечисленных ошибок) является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность. В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях данное нарушение наказывается штрафом:

• для должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

• для организаций — в размере от 30 000 до 50 000 руб.

ОШИБКА 2

В график включены лишние работники

График отпусков устанавливает очередность ухода работников в отпуск за второй и последующие годы работы[1]. Если работник недавно принят и еще не использовал отпуск за первый рабочий год, его не нужно включать в график.

Такой работник имеет право (но не обязан) уйти в отпуск по истечении шести месяцев работы у данного работодателя по заявлению.

Жесткая фиксация начала отпуска за первый рабочий год в графике отпусков не совсем отвечает нормам законодательства.

Не имеет смысла включать в график работников, которые по объективным причинам не воспользуются ежегодным отпуском в следующем календарном году.

Например, нецелесообразно планировать отдых работникам, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком и не планируют выходить на работу в ближайший год.

Не воспользуются отпуском за второй рабочий год и те, с кем заключены срочные (до одного года) трудовые договоры.

Если вы включили таких работников в график:

• вы будете обязаны отправить их в отпуск, потому что утвержденный график станет обязательным как для работника, так и для работодателя;

• либо инспектор ГИТ посчитает, что график составлен формально, а организация не собиралась ему следовать.

Остальных работников обязательно включаем в график отпусков.

Не забываем:

• про льготников, имеющих право уйти в отпуск в удобное время;

• внешних и внутренних совместителей;

• руководителя организации (генерального директора).

ОШИБКА 3

В графике запланированы не все отпуска

В графике отпусков мы планируем не только основной отпуск работника, но и дополнительные отпуска, если они есть. Кроме того, практически в каждой организации есть отпуска, не использованные работниками за прошлые рабочие годы. Их тоже нужно запланировать в графике, чтобы не было нарушений срока (за каждый рабочий год отпуск должен быть предоставлен в этом же рабочем году).

В график отпусков не включают:

• дополнительные отпуска в связи с обучением (учебные);

• отпуска по уходу за ребенком;

• отпуска по беременности и родам;

• отпуска без сохранения заработной платы.

ОШИБКА 4

Запланирована неправильная продолжительность отпуска

По закону продолжительность ежегодного основного отпуска не может быть меньше 28 календарных дней. Но есть категории работников, которым полагается удлиненный основной отпуск.

Кроме педагогов и госслужащих, удлиненный основной отпуск нужно предоставить несовершеннолетним (31 календарный день) и инвалидам (30 календарных дней).

Сверить продолжительность основного отпуска для различных категорий работников можно в таблице 1.

Статья 120 ТК РФ предусматривает, что основной и дополнительные отпуска предоставляются вместе, суммируются. Поэтому в графике к количеству дней основного отпуска обязательно добавляем дни дополнительного.

Продолжительность дополнительного отпуска легко определить, если он предоставляется за работу в режиме ненормированного рабочего дня, стаж работы или выслугу лет.

Совсем другая ситуация с отпуском за работу во вредных или опасных условиях труда.

Он предоставляется работнику только за фактически отработанное в таких условиях время, поэтому не всегда можно точно спланировать, сколько дней дополнительного отпуска «заработает» работник на момент предоставления основного отпуска.

В этом случае можно указать в графике предварительно рассчитанное количество дней дополнительного отпуска, а в графе «Примечания» сделать оговорку о возможном изменении количества дней в зависимости от фактически отработанного времени.

А. Н. Славинская, специалист по кадрам, преподаватель по кадровому делопроизводству УЦ «Эксперт»

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.