+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое, виды, требования к заполнению

Содержание

Первичная документация в бухгалтерии

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое, виды, требования к заполнению

Деловые Партнёры

Первичная документация в бухгалтерии: классификация, требования к оформлению

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Что такое первичная документация в бухгалтерии
  • Что относится к первичной документации в бухгалтерии
  • Классификация первичной учетной документации в бухгалтерии
  • Что должно быть в первичной документации в бухгалтерии
  • Первичная документация в бухгалтерии: требования к оформлению
  • Сколько лет хранится первичная документация в бухгалтерии
  • Что нужно знать каждому бухгалтеру про первичную документацию

Бухгалтерский учет – это специально разработанная система, которая позволяет собирать, фиксировать и обобщать данные о финансово-экономической деятельности предприятия или организации, представленные в денежном выражении, а также изменять их, постоянно отражая в документах текущие хозяйственные операции. Сегодня мы рассмотрим понятие «первичная документация в бухгалтерии».

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Как известно, поводом для составления первичных документов являются события, происходящие в хозяйствующем субъекте. Впрочем, не каждый эпизод следует оформлять документально.

Например, в одном из помещений передвинули громоздкий ксерокс с одного места на другое. Произошло конкретное событие. Однако проводить его по документам бухгалтерии не нужно. Какие же критерии нужно учесть, чтобы определить события для заполнения «первички»? Попробуем поразмышлять исходя из наших знаний.

Чтобы ответить на вопрос, давайте вспомним о существовании двух видов обобщенной информации любого предприятия. Иначе говоря, в каком порядке группируются все данные по бухучету. Даем подсказку: это актив и пассив. Теперь о каждом: актив подразумевает имущество организации, пассив – его долги и обязательства по договорам.

Вспомним о ксероксе.

К какой части баланса он относится: к активам или пассивам? То есть чем он является – имуществом или долгом (обязательством)? Очевидно, что копировальный аппарат является собственностью (имуществом) хозяйствующего субъекта, и перестановка никак не изменила его статус. Ведь после этого цена прибора сохранилась, да и количество осталось прежним. Зачем же в этом случае первичный документ?

Но что должно произойти, чтобы на ксерокс потребовалось составлять первичный документ? Прежде всего, он мог прийти в негодность без возможности ремонта. А значит, после этого его должны были отправить на утиль.

По причине своей бесполезности данный прибор перестал бы числиться за предприятием и подлежал списанию.

Теперь мы видим, что появилось новое событие – списание, которое обычно отражает первичная документация в бухгалтерии.

Как видим, каждое событие, которое влияет на достоверность сведений об обязательствах, долгах или имуществе организации, носит название «хозяйственная операция» и оформляется первичным документом с последующей бухгалтерской проводкой по счетам.

Перечень «первички» и всей финансовой документации можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (ФЗ-42 от 06.12.2011). Как правило, она необходима для налоговой инспекции, чтобы подтвердить расходы и корректность определения налогооблагаемой базы.

Каждый документ первичного учета формируется при совершении хозяйственных операций, письменно подтверждая этот факт. Список сопроводительных бумаг для какой-либо операции бывает разным и определяется типом сделки.

Чаще всего подобную документацию готовит бухгалтерия поставщика товаров или услуг. Важно обращать внимание на все бумаги, оформляемые при покупке. В отличие от поставщика вы платите деньги и несете расходы, поэтому все сделать по закону в ваших интересах.

Что относится к первичной документации в бухгалтерии

В отчетном периоде 2019–2020 гг. примерный перечень первичной документации в бухгалтерии приводится ниже.

Товарная накладная используется при продаже товарно-материальных ценностей. Это документ, в котором отражается перечень отпускаемых ТМЦ. Он составляется в двух экземплярах и включает данные, которые в дальнейшем переносят в счет-фактуру. В накладной должны быть подписи обеих сторон сделки и печать (если это практикуется организацией).

Акт сдачи-приемки обычно составляется по факту окончания работ или предоставления услуг. Его цель – отразить, насколько результат соответствует заказу и условиям договора.

Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (как правило, это расчетно-платежные ведомости).

Предприятие должно оформлять документы, связанные с наличием объектов ОС. Исходя из того, какая операция отражается, по основным средствам предусмотрено ведение следующей первичной документации в бухгалтерии:

  • Во время передачи имущества, необходимого для деятельности предприятия (кроме зданий и сооружений), другой организации составляют акт приема-передачи основных средств (ф. ОС-1)
  • Для объектов ОС в виде зданий и сооружений приемка или передача оформляется в соответствии с ф. ОС-1а.
  • Форма акта ОС-4 используется для списания объектов основных средств.
  • Инвентаризационная опись ИНВ-1 позволяет отразить результаты инвентаризации ОС.
  • Если имела место инвентаризация нематериальных активов, бухгалтерия делает опись на бланке ИНВ-1а.

Существует отдельный блок первичной документации, куда входят кассовые документы бухгалтерии. Это следующие формы бухучета 2018–2020 гг.:

  • Форма КО-1 – приходный кассовый ордер.
  • Форма КО-2 – расходный кассовый ордер.

К первичным формам бухгалтерии относятся:

  • платежное поручение;
  • акт взаимозачета;
  • авансовый отчет;
  • бухгалтерская справка.

Чуть ниже перечислена «первичка», которая сейчас используется в бухучете.

Первичная документация в бухгалтерии (список, актуальный для 2019 г.)

Сфера назначенияСписок документов
Расчеты и платежиПлатежное поручение, платежное требование-поручение, платежный ордер, инкассовое поручение
Табельный учет отработанного времени, расчет зарплаты персоналаТабель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Т-12), расчетно-платежная ведомость (ф. Т-49), журнал регистрации платежных ведомостей (ф. Т-53а), лицевой счет работника (ф. Т-54), записка-расчёт при увольнении (ф. Т-61), записка-расчёт о предоставлении отпуска (ф. Т-60), справка о средней зарплате за три месяца, акт приемки работ.
Расчеты с применением контрольно-кассовой техники (ККТ)Акт о проверке наличных средств кассы (КМ-9), журнал учета вызовов технических специалистов (КМ-8), журнал кассира-операциониста (КМ-4), журнал регистрации показаний ККМ (КМ-5), акт о возврате денежных средств покупателю по неиспользованному чеку (КМ-3),акт о переводе показаний счетчиков ККТ на нули (КМ-1), акт о снятии показаний денежных счетчиков ККМ перед отправкой в ремонт и при возвращении в организацию (КМ-2).
Ремонтно-строительные работыОбщий журнал работ (КС-6), акт о приемке выполненных работ (КС-2), справка о стоимости выполненных работ и затрат (КС-3), журнал учета выполненных работ (КС-6а), акт о разборке временных сооружений (КС-9), акт о сдаче в эксплуатацию временного сооружения (КС-8), акт об оценке подлежащих сносу зданий (КС-10), акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству (КС-18).
Торговые операцииАкт о приемке товаров, акт о списании товаров, журнал учета ТМЦ (МХ-2), книга учета выполненных работ (КС-6а), счет-фактура, расходно-приходная накладная – все, что относится к первичной документации бухгалтерии по проведению торговых операций, отражено в постановлении Госкомстата № 132 от 1998 года.
Автомобильный транспортПутевые листы для автотранспорта различных видов (легкового, грузового, специального, пассажирского), журнал учета путевых листов, товарно-транспортная накладная (ТТН).
Основные средства и нематериальные активыАкты о приеме-передаче разных объектов (ОС или зданий), об их списании, о выявленных дефектах оборудования (ОС-16), карточка учета НМА (ф.НМА-1).
Товарно-материальные ценности и продукцияКнига учета ТМЦ, акты приема-передачи (МХ-1) или уценки ТМЦ (МХ-15), отчет экспедитора (МХ-21) – полный список бланков бухгалтерской отчетности утвержден Постановлением Госкомстата № 66 от 1999 года.
Инвентаризация 2019Инвентаризационные описи: ТМЦ (ф. ИНВ-3), НМА (ф. ИНВ-1а), основных средств (ИНВ-1); акт о контрольной проверке проведения инвентаризации (ф. ИНВ-24) – все необходимые бланки перечислены в Постановлении № 88 Госкомстата России, утвержденного в 1998 году.

Все перечисленные виды первичной документации в бухгалтерии являются лишь частью утвержденных бланков, которые используют в бухгалтерской отчетности. Этот список можно продолжать в соответствии со спецификой работы каждой организации.

ВАЖНО! Назовем бланки, которые не имеют отношения к первичному учету и не входят в список 2019-2020, представленный выше.

  • Договор – это соглашение двух и более сторон, которое определяет правоотношения участников сделки, сроки и способы расчета, особые условия. Данные, указанные в договоре, используют в анализе расчетов с контрагентами, однако сам документ учетных функций не несет.
  • Счет – это важный документ, где обозначена сумма денег, которые приобретатель должен заплатить поставщику согласно договору. Счет может содержать добавочную информацию бухгалтерии по сделке – сроки поставок и оплаты, порядок зачисления денег и др. Иначе говоря, он дополняет договор.
  • Счет-фактура

Что такое первичная документация в бухгалтерии? Определение, виды, особенности и требования к заполнению

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое, виды, требования к заполнению

Бухгалтерия любого предприятия имеет дело с первичной отчетностью. Перечень первичной документации в бухгалтерии включает в себя несколько обязательных бумаг. Каждая из них имеет отношение к стадиям бизнес-процесса. В случае, если сотрудники организации не занимаются ведением первичной документации в “1С: Бухгалтерии”, компанию ждут ощутимые санкции.

Что это такое?

Учет первичной документации в бухгалтерии является первоочередной задачей. Вся деятельность, осуществляемая в данном направлении, регламентируется ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Так, в первом пункте девятой главы сказано, что к первичной документации можно относить любую верно оформленную и заверенную руководством бумагу, отражающую различные эпизоды хозяйственной деятельности компании.

К слову, этими эпизодами называются:

  • получение денег за товары или услуги, предоставленные предприятием;
  • перечисление средств за полученные ТМЦ.

Что такое нормирование: понятие, определение, виды, методы и формулы для расчетов

Таким образом, помимо обязательного списка первичной документации в бухгалтерии, имеется и дополнительный. Его, как правило, составляют по желанию руководства фирмы. И вносят в него бланки, имеющие сведения о взаимозачетах, не имеющих финансового основания.

Канал ДНЕВНИК ПРОГРАММИСТА Жизнь программиста и интересные обзоры всего. , чтобы не пропустить новые видео.

Особенности работы с первичной документацией в бухгалтерии

Понятие и виды страхового обеспечения. Социальное страхование

Первое, на что следует обратить внимание, это то, что все бланки “первички” должны быть связаны с переходом денежных средств. Поэтому не стоит включать в этот список доверенность на получение документов.

Хранение данного вида бумаг осуществляется в течение минимум пяти лет с даты подписания. При налоговых проверках инспектор требует первичную документацию за период от одного до трех лет. Таким образом, бумаги с более долгим сроком можно отправлять на хранение в архив.

Через пять лет их можно полностью утилизировать. Осуществляется уничтожение “первички” согласно внутреннему уставу компании и законодательству страны. Эта процедура является достаточно сложной и трудоемкой. Поэтому многие предприятия хранят “первичку” до тех пор, пока в бухгалтерии есть место.

Срок хранения бумаг в архиве в России никак не ограничивается.

Список

Чтобы понять, что такое первичная документация в бухгалтерии, необходимо знать, какие виды документов в нее входят. Следует напомнить, что речь идет о бумагах, имеющих отношение к перемещению денежных средств. Вот список того, что входит в первичную документацию в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Кассовые и товарные чеки.
  • Бланки строгой отчетности.
  • Акты.
  • Накладные.
  • ВСК: правила страхования жизни, КАСКО, комбинированное и другие виды страхования

    Более подробная информация о каждом из этих первичных документов представлена в следующих параграфах.

    Договор

    Данный пункт вызывает массу споров среди сотрудников бухгалтерского отдела. Дело в том, что первичная документация в бухгалтерии должна храниться в любом случае, а вот договоры иногда оседают у юристов или даже в отделе кадров. Но есть и другая сторона медали. Ведь именно договор является основанием для совершения сделки, связанной с движениями денежных потоков.

    Счет

    Данный бланк относится к первичной документации в бухгалтерии. Что такое счет, знает каждый участник бизнес-процесса. Фактически этот документ является основанием для перевода денежных средств за полученные товары или услуги.

    Если одна из сторон принимает счет, это означает что она негласно соглашается на проведение сделки. Также в нем может содержаться информация относительно достигнутого ранее соглашения.

    В счете прописываются не только эти данные, но и порядок возврата денежных средств в случае возникновения данной потребности.

    Товарная накладная

    Данная бумага является одним из самых ярких представителей первичной документации в бухгалтерии. Дело в том, что именно в ней указывается полный перечень товаров, отгруженных покупателю. В данном случае речь идет как о готовой продукции, так и о сырье. Составляется товарная накладная в неограниченном количестве экземпляров.

    Этот момент не имеет четкого регламентирования и на деле основывается лишь на том, сколько сторон нуждаются в данного рода документе. То есть сколько участников сделки, столько и должно быть предоставлено экземпляров. Стоит помнить, что действительными являются только те бланки, на которых стоит подпись ответственного лица.

    Печать или штамп в данной ситуации не обязательны.

    Акт приема-передачи

    Обработкой первичной документации в бухгалтерии занимаются рядовые сотрудники данного отдела. Чаще всего им в качестве подтверждающего документа приходят акты выполненных работ (услуг). Данная бумага, как понятно из ее названия, составляется после оказания услуг или же выполнения работ.

    Действительным считается акт приема-передачи, подписанный в двустороннем порядке. Бывают случаи, когда один из контрагентов отказывается визировать документ. В этой ситуации бланк может быть заверен только одной стороной, но при условии, что при его подписании присутствуют наблюдатели.

    Помимо основной информации, акт приема-передачи может включать в себя данные уточняющего или разъясняющего характера. Как правило, они вносятся в специально сформированную таблицу. Что касается визирования печатью, то оно всегда приветствуется, но если оттиска нет, это не делает бумагу недействительной.

    Стоит отметить, что при ведении первичной документации в бухгалтерии акт, отражающий движение ОС предприятия, также следует относить к перечню первичных документов.

    Расчетная ведомость

    Данная разновидность первичной документации отражает движение денежных средств между предприятием и его наемными рабочими. Помимо основной суммы оплаты труда, в нее включаются все бонусы и компенсации.

    Заверителем ведомости в данной ситуации выступает главный бухгалтер вместе с руководителем предприятия. Чтобы документ был действительным и мог вступить в силу, необходимо его визировать печатью. В случае, если это не сделано, бланк можно считать недействительным.

    Стоит отметить, что в двух представленных выше документах эта печать не является обязательной.

    Кассовые документы

    В этот список входят следующие бланки:

    • приходный ордер,
    • расходный ордер,
    • кассовая книга.

    Данная первичная документация содержит максимально полную информацию относительно движения денежных средств. Кассовые ордера подразделяются на несколько типов. Так, чаще всего в работе бухгалтерии используются КО-1, КО-2 и КО-4. В них отражаются все факты хозяйственной жизни организации.

    Таким образом, при налоговой проверке к ним инспекторы придирчивы более всего. Помимо этих типов, существуют бланки КО-3 и КО-5. Третий является журналом регистрации кассовых ордеров, а пятый учитывает перемещения наличности на предприятии. Как правило, инспекторы данным видам первичной документации уделяют гораздо меньше внимания.

    Что касается их хранения и оформления, то данные процессы осуществляются в соответствии с общим порядком.

    Разделение в зависимости от этапа заключения сделки

    Любая сделка подразделяется на три этапа. И каждому из них соответствует конкретная документация.

    Сначала стороны всегда договариваются об условиях проведения сделки. В этот момент они заключают договор и выставляют счета на оплату. После этого одна из сторон осуществляет взнос по требованию. И в подтверждение этого плательщик обязан предоставить подтверждающие бумаги. Если средства были отправлены с расчетного счета, то должна быть предъявлена выписка.

    В случае, если платеж совершается с использованием наличных денежных средств, подтверждение осуществляется путем предоставления кассовых чеков, бланков строгой отчетности или же квитанций. Заключительным этапом любой сделки является предоставление оплаченных товаров или же услуг.

    Этот момент должен быть подтвержден актом выполненных работ (услуг) или же товарной накладной, если речь идет о разного рода изделиях.

    Требования к заполнению

    Для правильного ведения документооборота недостаточно просто знать, что такое первичная документация в бухгалтерии. Важно учитывать основные требования к ее заполнению. Прежде всего, у каждого бланка должно быть свое название.

    Также составитель документа обязан указать дату формирования данной отчетности и наименование предприятия. Под предприятием имеется в виду поставщик, подрядчик или покупатель.

    Банковские реквизиты, инициалы должностных лиц и наименование операции также выводятся в отдельные графы первичной документации в бухгалтерии.

    Что такое наименование операции, знают все, вот только стоит помнить, что это значение обязательно должно выражаться в количественной форме. Завершающим моментом составления данного рода бумаг является постановка подписи и печати ответственных лиц.

    Внесение правок

    В работе с большим количеством документов сотрудники зачастую совершают ошибки. Исправлять их необходимо согласно правилам, установленным законодательством. Существует два типа правок:

  • Для строгой отчетности. В случае если в бланк нужно внести небольшую правку, то ответственное лицо обязано тонкой линией перечеркнуть некорректную строчку и правильную запись указать сверху нее. Для подтверждения достоверности внесенной правки на бумаге необходимо написать “Исправленному верить” и заверить бланк подписью и печатью должностного лица. Если же документ нельзя исправить точечно, то ответственное лицо обязано перечеркнуть из угла в угол неправильно составленный бланк тонкой линией красного цвета. Также должна быть прописана отметка “Аннулировано”. После создания верного экземпляра ошибочный запрещается уничтожать.
  • Для нестрогой документации. В данном случае испорченный бланк подвергается уничтожению и создается бумага с корректно указанной информацией.
  • Стоит знать, что перечеркивания необходимо делать только очень тонкой линией. Если сотрудник перечеркивает текст таким образом, что тот становится нечитабельным, это является очень грубой ошибкой.

    Источник

    Первичная документация в бухгалтерии – что это такое: закрывающие документы учета, что входит, перечень

    Первичная документация в бухгалтерии: что это такое, виды, требования к заполнению

    Бухгалтерский учет представляет собой систему, цель которой – собрать, оформить и зарегистрировать всю информацию, которая отражает финансовую и хозяйственную деятельность предприятия. Бухучет документирует все операции в хозяйстве, выражающиеся в финансовом эквиваленте.

    Ведение документации – это требование законодательства, согласно которому любой предприниматель обязан фиксировать все события в своей хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для записи всех действий предприятия.

    Особенно важны первичные документы бухгалтерского учета.

    Первичная документация

    Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции.

    Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

    Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

    Виды первичных документов

    Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

    По назначению:

    • распорядительные (поручения);
    • выполняющие (ведомости).

    По способу заполнения:

    • комбинированные (отчет об авансе);
    • строгие (талоны или билеты).

    По объему:

    • первичные (кассовые ордеры);
    • сводные (ведомости о расходах).

    По виду операций:

    • разовые (отчеты);
    • накопительные (лимитно-заборные карты).

    По месту составления:

    • внутренние (накладные или отчеты об авансе);
    • внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

    Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

    Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

    • выписки из банка и кассы;
    • платежные поручения;
    • отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
    • товарные чеки;
    • накладные;
    • счета;
    • учеты рабочего времени;
    • ведомости.

    Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

    Табель учета рабочего времени

    ! Что такое рейдерский захват?

    Закрывающие документы

    Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм.

    Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств.

    Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.

    Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.

    Они разделяются на разные виды в зависимости от типа сделки:

    • акт;
    • счет-фактура;
    • накладная (товарно-транспортная или товарная).

    Важно знать! Юридическую силу имеют только оригиналы, копию нельзя использовать для правомерных действий.

    Если в подобных формулярах будет допущена ошибка, то это не только негативно скажется на репутации предприятия, но и принесет финансовые потери – налоговая инспекция налагает за такие нарушения серьезные штрафы и дополнительные налоги.

    Счет-фактура

    Правила заполнения и оформления

    Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

    • название;
    • дату оформления;
    • наименование фирмы (всех участников сделки);
    • расчетный банковский счет и реквизиты;
    • название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
    • ФИО ответственных лиц с их подписями;
    • печать предприятия.

    Существуют требования и по заполнению форм:

    • заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
    • заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
    • обязательно указываются все реквизиты;
    • внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
    • подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

    На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

    ! Какие существуют виды договоров в гражданском праве, таблица

    Образцы заполнения

    Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

    Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

    • название;
    • данные об организации;
    • вид сделки;
    • натуральный и финансовый эквивалент операции;
    • дата составления;
    • персональные данные ответственных лиц и их подписи.

    Товарный чек

    Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

    • данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты);
    • вид деятельности по ОКДП для продавца;
    • данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем);
    • номер и дата договора;
    • данные перевозчика (если используются его услуги).

    Товарная накладная

    Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

    • сумма;
    • наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП);
    • ФИО плательщика и его банк;
    • банк получателя и его счет;
    • назначение платежа;
    • дата оформления;
    • подписи.

    Платежное поручение

    ! Что это по ГК РФ: недействительные, оспоримые и ничтожные сделки

    Счета-фактура – форма, которая выписывается продавцом своему покупателю после совершения продажи товара или услуги и является основой для возмещения налога на прибыль. В ней прописывают:

    • данные покупателя и налогоплательщика (наименование, адрес и ИНН);
    • информация об отправителе и получателе;
    • названия товаров, их количество, стоимость и цена;
    • итоговая цена за акциз;
    • налоговая ставка;
    • место производства;
    • номер декларации.

    Платежное требование – расчетная форма с требованием взыскателя денежных средств с должника и о перечислении указанной суммы на приведенный счет в качестве выплаты долга. В нем указывается:

    • дата составления;
    • сумма долга;
    • условия оплаты;
    • наименование предприятия и его расчетный счет с указанием финансового учреждения;
    • банк плательщика;
    • ФИО плательщика;
    • назначение платежа.

    Образцы заполнения всех форм можно найти в налоговой инспекции или в Сети. Весьма удобно использовать единый шаблон для каждого типа документов для экономии времени и минимизации ошибок.

    Платежное требование

    Исправления в первичных документах

    Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

    1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
    2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
    3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
    4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
    5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

    В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

    Исправления в первичных документах

    !  Изучаем образец доверенности на представление интересов организации

    Место и сроки хранения

    После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет.

    Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив.

    Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

    Бумаги хранят:

    • 1 год – корреспонденция об отчетности;
    • 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально;
    • 10 лет – балансы и описи за год;
    • 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

    Важно! Уничтожать все виды первичных документов даже по истечении сроков можно только по решению специальной комиссии.

    : первичная документация в бухгалтерском учете

    Ведение документации – это сложный и ответственный процесс. Правильность оформления и составления первичных документов – это не только требование государства, но и помощь предпринимателю в ведении его дел, поскольку только строгий учет всех финансовых операций позволяет правильно контролировать и распоряжаться активами.

    Первичная документация в бухгалтерии: что такое, правила заполнения, виды первичной документации

    Первичная документация в бухгалтерии: что это такое, виды, требования к заполнению

    Последнее обновление: 09.01.2020

    Каждое предприятие обязано вести бухгалтерский учёт. Это нужно для верного налогообложения и отчёта перед контролирующими органами. Вся информация о хозяйственной деятельности собирается, анализируется, обрабатывается и предоставляется в ФНС и фонды. Верная отчётность невозможна без первичной документации.

    Что такое первичная документация в бухгалтерии?

    Необходимо понять, первичная документация в бухгалтерии что это такое? Это документы, подтверждающие проведение сделок с юридическим лицом, принёсших какой-либо финансовый эффект – прибыль или убыток. Например, факт отгрузки товаров или услуг подтверждается накладной.

    Это своего рода, справки, которые необходимые налоговикам для проверки правильности расчётов по налогам. Они проверяются, на основании полученных сведений инспекторы составляют акт о выявленных и не выявленных нарушениях.

    Первичная документация в бухгалтерии служит основанием для отражения хозяйственной операции в учете

    Обратите внимание! Не допускается оформление первичных бухгалтерских документов «задним числом». Они должны создаваться в тот же день, когда происходит операция.

    Допускается их оформление в момент окончания сделки, но не через несколько дней. Это нарушение, за которое придётся ответить.

    Правила заполнения первичной документации

    Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:

    • В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
    • Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
    • «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
    • Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
    • Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.

    Обратите внимание! За неправильное заполнение документации на предприятие может быть наложен административный штраф. К наказанию также будет привлечено ответственное лицо.

    Правила заполнения первичной бухгалтерской документации установлены законодательно

    первичных документов

    При оформлении «первички» нужно указывать следующую информацию:

    • реквизиты налогоплательщика;
    • дату оформления;
    • порядковый номер;
    • полное и сокращённое название налогоплательщика;
    • если оформляется документ для расчётов с контрагентом, то нужно указать реквизиты банковской организации – название, расчётный и корреспондирующий счёт, БИК, ИНН, код и назначение платежа;
    • название хозяйственной операции, количественное и денежное её выражение;
    • данные о лицах, имеющих право оформить и подписать данный документ – полностью ФИО и должность;
    • подпись каждого ответственного лица;
    • оттиск печати или штампа.

    При необходимости, контролирующие органы могут запросить подтверждение информации у контрагента, поэтому его данные также должны быть прописаны на документе. Но это правило касается только той документации, которая подтверждает отгрузку товаров или исполнение работ в пользу третьего лица.

    В акте должны быть указаны данные обеих сторон хозоперации

    Учётные регистры для первичных документов

    Бухгалтерия должна проводить обработку первичной документации. Для этого каждый оформленный первичный документ должен быть поставлен на учёт. Если бухгалтерия ведётся в автоматическом режиме с помощью компьютерной программы, регистры формируются сразу же, как только ответственный сотрудник «проведёт» документ.

    Если же учёт ведётся вручную, то должны быть журналы учёта по каждому виду оформляемой документации. Кроме того, регистры оформляются в виде сводных таблиц, которые должны быть оформлены по установленным требованиям. Их нужно выполнять, чтобы не запутаться в количестве справок, ведомостей и накладных.

    Учетные регистры позволяют систематизировать первичную документацию и не потеряться в ее количестве

    Существует классификация регистров:

    • по назначению. В данной группе выделяют хронологические (формируются по мере того, как оформляется «первичка») и систематические (документы записываются по их классифицирующим признакам). В идеале, на каждом предприятии должны формироваться синхронические регистры – совокупность хронологических и систематических;
    • по обобщению данных. Здесь выделяют интегрированные (признак формирования от частного к общему) и дифференцированные (наоборот, от общего к частному);
    • по внешнему виду. Выделяют карточки, книжки, электронные носители.

    Обратите внимание! Налоговики не проверяют правильность регистров, но их верное оформление значительно упрощает учёт и предотвращает ошибки в отчётах, которые могут привести к штрафным санкциям.

    Порядок внесения исправления в первичные документы

    При ручном заполнении бланков иногда допускаются ошибки. Их нужно правильно исправить. Для этого:

    • Зачеркнуть ошибочно внесённые данные, рядом прописать верные. Чтобы проверяющие органы не придрались к ошибке, нужно сделать запись «исправленному верить», рядом поставить календарную дату и подпись человека, который внёс изменения;
    • Сделать дополнительные записи. Например, если итоги проведённых сделок оказались выше, чем те, что прописаны в исправленных документах;
    • Провести сторнирование. Это означает, что нужно сделать запись красной пастой – неверные данные зачеркнуть, верные прописать рядом.

    Обратите внимание! Нельзя использовать корректор. Исправление ошибок происходит в строго установленном порядке. Если налоговики обнаружат исправление корректором, они его не примут во внимание.

    Порядок внесения исправления в первичные документы

    Срок хранения первичных документов

    Каждое юридическое лицо или предприниматель обязаны хранить документы, касающиеся их хозяйственной деятельности, у себя. Существуют сроки хранения, которые нужно соблюдать. Все документы должны храниться не менее 5 лет. Это связано с тем, что проверяющие органы, в частности ФНС, осуществляют проверку каждые 3 года.

    Проверенные бумаги убирают в свой архив, но в доступное место. По истечении срока хранения, руководство компании должно действовать так:

    • Создать специальную комиссию из руководителей подразделений и других ответственных лиц. Это делается приказом по предприятию;
    • Потом отдельно издаётся приказ об уничтожении документации, которая хранится уже более 5 лет;
    • Документы не выкидываются, а сжигаются или пропускаются через измельчитель;
    • Вся уничтожаемая документация должна быть внесена в специальный реестр, на основании которого составляется акт;
    • Он подписывается всеми ответственными лицами.

    Обратите внимание! Теперь акт должен храниться у хозяйствующего субъекта. Срок хранения – до 75 лет.

    Законодательно прописан отдельный срок хранения для документов, связанных с начислением заработной платы, уплаты по ней налогов и отчислений в ПФР – не менее 75 лет. Но хранить их можно не у себя на предприятии, а в архиве муниципального образования. Порядок действий примерно такой же, как при уничтожении:

    • создаётся комиссия по приказу;
    • бумаги переписываются в отдельный реестр;
    • потом их увозят, работник архива выдаёт документ о принятии;
    • составляется акт.

    За нарушение сроков предусмотрена ответственность.

    Заключение

    Без правильного ведения первичного учёта невозможен полноценный бухгалтерский и налоговый учёт. За нарушение правил предусмотрена ответственность в виде штрафа.

    Заказать бесплатную консультацию юриста

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.