+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Составляем график отпусков на 2019 год – образец

Содержание

График отпусков: образец заполнения – 2019

Составляем график отпусков на 2019 год – образец

Согласно п. 1 ст. 123 ТК РФ, график отпусков на 2019 год работодатель должен сформировать не позднее 17 декабря 2018 года.

Как правильно составить график отпусков на 2019 год, чтобы избежать нареканий и штрафов со стороны государственного инспектора по труду? В статье мы предлагаем вам практическое руководство, как правильно сформировать график отпусков, образец заполнения 2019,скачать стандартизированный бланк документа.

График отпусков: ТК РФ об обязательных требованиях

Вопросы предоставления тех или иных видов отпусков работникам, рассматривают нормы Главы 19 Трудового Кодекса РФ.

Основные и дополнительные отпуска предоставляются работникам по графику отпусков, ведение которого вменено работодателю нормами ст. 123 ТК РФ. Согласно положений данной статьи:

  • наличие графика является обязательным для работодателя и работника;
  • формирование графика на следующий рабочий год проводится не позже чем за две недели до конца текущего года;
  • график формируется с учетом пожеланий и по согласованию с работниками и профсоюзом (при его наличии).

Отсутствие графика грозит работодателю штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ: 1-5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц, 30-50 тыс.руб. для юрлиц.

Законодателем утверждена унифицированная форма Т-7 «График отпусков», которую может использовать работодатель в кадровой практике.

Образец графика отпусков на 2019 год и требования к формированию, согласованию и утверждению документа

Для составления документа, согласно которому устанавливается очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, работодатель может использовать в кадровом документообороте стандартизированный бланк «График отпусков» (форма Т-7), утвержденный постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, либо форму, разработанную самостоятельно.

Работа по составлению графика очередности предоставления отпусков персоналу предприятия проходит два этапа согласования:

  • 1 этап – согласование с работником: перед формированием Графика работодатель должен достигнуть соглашения с работником по ориентировочному периоду предоставления отпуска. Если сотрудник не относится к категории льготников, пожелание работника соотносится с производственными возможностями и нуждами, и вырабатывается общее решение о периоде отпуска. В случаях, когда сотрудник относится к лицам, на которых распространяются льготы, предусмотренные Трудовым кодексом и иными законами (несовершеннолетние, родители троих и более детей до 12 лет, родители ребенка-инвалида, работники, жены которых находятся в декрете, почетные доноры и т.д.), в график отпусков включается период по его желанию;
  • 2 этап – согласование с профсоюзным комитетом (при его наличии на предприятии): сформированный График должен быть согласован с ПК предприятия. На рассмотрение документа профкому отводится 5 календарных дней (ст. 372 ТК РФ). При рассмотрении и обсуждении документа выборный орган проверяет соблюдение прав льготной категории работников, наличие лиц, в отношении которых работодателем было допущено нарушение сроков предоставления ежегодных отпусков в предыдущих периодах, правомерность формирования очередности предоставления отпусков.
  • 3 этап – утверждение Графика руководителем.

Форма графика отпусков на 2019 год должна содержать:

  • полный перечень сотрудников, сгрупированный по участкам (подразделениям);
  • дата начала ежегодного отпуска;
  • количество календарных дней по основному и ежегодному дополнительному отпуску, полагающихся работнику в соответствии с его профессией и условиями труда;
  • примечание – колонка для дополнительных указаний о желании разделить отпуск на части, предоставить дополнительный отпуск отдельно от основного, рабочих отметок о возможном переносе отпуска.

В случаях, когда на предприятиях используется собственный стандарт Графика отпусков, самостоятельно разработанная форма и образец заполнения графика отпусков на 2019 года по этой форме, должны быть утверждены в составе Положения об отпусках, согласованного с профсоюзным комитетом предприятия и утвержденного руководителем.

График отпусков: образец формирования документа и внутренний регламент

Началу работы по составлению Графика отпусков предшествует распоряжение руководителя – по предприятию должен быть издан приказ, регламентирующий:

  • сроки подготовки, согласования и представления на утверждение Графика отпусков на наступающий год;
  • в какой форме (локальная, стандартизированная) должен быть составлен график, особые требования к формированию документа (если таковые предъявляются);
  • перечень лиц, ответственных за составление Графика на участках и в подразделениях (как правило, таковыми назначаются руководители структурных подразделений или их заместители), и должностное лицо, ответственное за формирование сводного Графика отпусков по предприятию (специалист кадровой службы).

Заполняя по стандартизированной форме График отпусков (бланк скачать можно ниже), следует правильно формулировать и указывать информационную составляющую документа. Так:

  • если отпуск предполагается разделить на две (или более) части – дату начала и количество дней каждой из них следует указывать отдельно и последовательно;
  • если работнику предоставляется очередной и дополнительный оплачиваемые отпуска, количество дней и дата начала каждого из них указывается отдельно;
  • непосредственно при формировании Графика заполняются наименование структурного подразделения, персональные сведения о работнике – должность, ФИО, табельный номер, количество дней отпуска и предполагаемая дата его начала, сведения о фактической дате предоставления отпуска или информация о его переносе (новая дата и основание для переноса, вносятся в документ по факту наступления события).

Нюансы работы с документом

Нормами ст. 22 ТК РФ, законодатель обязует работодателя после утверждения графика, ознакомить с ним работника. В то же время типовая форма графика отпусков Т-7 не содержит таких граф. Как правильно поступить для соблюдения законодательной нормы?

Решений здесь может быть три:

  1. Разработать на базе типовой формы Т-7 собственный стандарт графика (локальный документ, утверждаемый руководителем), в котором предусмотреть графу «С графиком предоставления отпуска ознакомлен», где работник сможет поставить свою подпись;

  2. Разработать отдельную форму дополнения к Графику отпусков. Такие дополнения, как правило, содержат графы:

  3. «номер по порядку» (соответствует номеру позиции в основном Графике);

  4. «фамилия, инициалы сотрудника»;

  5. «предполагаемая дата начала отпускного периода»;

  6. «с датой начала отпуска ознакомлен(а)»;

График отпусков, образец заполнения 2019:

Скачать бланк формы Т- 7 (график отпусков) вы можете здесь.

График отпусков на 2019 год: как составить, заполнить и утвердить

Составляем график отпусков на 2019 год – образец

График отпусков на 2019 год готовят за две недели до наступления этого периода. Оформлять такой документ обязаны работодатели независимо от применяемого налогового режима. Но есть исключения. В статье мы расскажем, как составить, заполнить и утвердить график отпусков, чтобы он устроил всех.

Сколько дней отпуска компенсировать работнику при расставании: расчет дней на примере >>

Как делить отпуск на части: новые разъяснения Роструда >>

Форма графика отпусков на 2019 год

В законодательстве нет жестких правил, как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2019 год. Компания может воспользоваться унифицированной формой или разработать свою форму. Универсальный бланк графика отпусков – форму Т-7 Госкомстат утвердил постановлением от 05.01.2004 № 1.

Скачать бланк графика отпусков

Составляют график отпусков по той форме, которую утвердил руководитель приказом к учетной политике. Микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, могут не составлять график отпусков. Какие еще кадровые документы могут не оформлять микропредприятия, подсказал Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда.

Как составить и заполнить график отпусков в 2019 году

Прежде чем составить документ, учтите специфику деятельности и пожелания сотрудников. Общие правила, которых необходимо придерживаться, чиновники закрепили в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.

2004 № 1. В графике отражают сведения об отдыхе работников всех подразделений организации. Данные приводят на календарный год и разбивают по месяцам. Узнать, сколько дней отпуска полагается каждому сотруднику.

Чтобы заполнить бланк, внесите данные по каждому работнику в графы 1—6 документа. Если сотрудник разбивает отпуск на части, информацию по каждой части укажите в отдельных строках. Лучше график заполнять в хронологическом порядке, то есть сначала указать сведения об отпусках, предоставляемых в январе, затем в феврале и т. д.

Эксперты предупреждают

Закон не запрещает менять даты отпуска, после того как утвержден график отпусков. Поэтому сотрудник может в любой момент попросить отпустить его отдыхать раньше времени. Вот алгоритм действий на случай, если вас завалили такими заявлениями.

Как быстро оформить отпуск

Заполняя график, обратите внимание на графу 5 «Количество календарных дней». Часто работники хотят присоединить праздники к отпуску. В такой ситуации праздничные дни в длительность отдыха включать не надо. В ситуации с обычными выходными все наоборот – их отражают в общем количестве дней отпуска. Логика простая – отпуск считают в календарных, а не рабочих днях.

Также надо учесть и то, что некоторые работники вправе брать отдых в любое удобное для них время.  Список таких работников расширили (федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ).

Теперь выбирать время ежегодного оплачиваемого отпуска могут сотрудники с тремя детьми и более в возрасте до 12 лет. За отказ в предоставлении отпуска в удобное время работодателю может грозить штраф до 50 000 руб. (ст.5.27 КоАП РФ).

Смотрите, какие документы нужно оформить для ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника.

Иногда с согласия сотрудника отпуск или его часть переносят на следующий рабочий год. Но есть правило: отпуск сотрудник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который его предоставили (ст. 124 ТК РФ). Чтобы не допустить нарушения, не использованный за прошлый год отпуск для наглядности можно включить в график отпусков на текущий год.

Журнал «Главбух» упрощает работу

Эксперты подготовили живую таблицу для заполнения графика. Внесите свои данные, и таблица все сделает сама.

Скачать живую таблицу для графика отпусков на 2019 год

Крайний срок для составления графика отпусков на 2019 год

По общему правилу работодатели должны укладываться в срок – не позднее чем за две недели до наступления календарного года. То есть на 2019 год это надо сделать в 2018.

Крайний день выпадает на 17 декабря до 00-00. Но чтобы все сделать вовремя, безопаснее утвердить график 14 декабря. К тому же, раньше чиновники рекомендовали утверждать документ заранее. Тем более в ТК РФ нет запрета на это. 

Если компания поздно оформит график, то проверяющие вправе оштрафовать за нарушение до 50 000 руб.

Образец графика отпусков на 2019 год

Скачать образец заполнения графика отпусков 2019 года

Дорогой коллега, а вы знаете, что ВТБ Банк позволяет юрлицам проводить операции прямо из бухгалтерской программы и оплачивать платежки до 23:00?

Откройте счет на специальных условиях — закажите звонок прямо сейчас!

Узнать подробности у специалиста

Дорогой коллега, подпишитесь и получите дополнительный месяц доступа к журналу в подарок!

Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

График отпусков на 2019 год надо составлять по новым правилам

Составляем график отпусков на 2019 год – образец

Каждый работник, у которого есть оформленное трудовое соглашение, наделен правом каждый год уходить в отпуск. Для того, чтобы установить очередность, в которой отдыхают разные сотрудники, на предприятии составляется специальный документ. Необходимо помнить, что график отпусков на 2019 год надо составлять по новым правилам. Рассмотрим, как составить, заполнить и утвердить документ.

Назначение графика отпусков

Такой документ должен быть разработан в организации по нескольким причинам. Нужно помнить, что иметь в компании этот график требует действующее законодательство. Кроме этого, требуется правильно определить время отдыха ключевых работников для того, чтобы из-за их отсутствия не было остановки производства.

Как правило, оформлением графика занимается кадровый специалист. Он спрашивает о желаемых периодах отпусков у руководителей подразделений, а те, в свою очередь, у своих подчиненных. Последние должны указать периоды, в которые они хотели бы пойти в отпуск в будущем году.

В случае, когда компания большая, и в ней трудится множество работников, то составлением графика можно начинать заниматься с мой осени.

В графике необходимо указать всех оформленных работников, в том числе и весь административный персонал.

Внимание! По закону, утвердить оформленный график необходимо не позднее, чем 2 недели до окончания текущего календарного года. А воз ознакомить с принятым документом всех сотрудников уже допускается и после указанной даты.

По закону, льготные категории работников имеют право приоритетного выбора периода отдыха. Для того, чтобы воспользоваться данной привилегией, необходимо заранее предоставить копию подтверждающих документов.

В графике необходимо указать все виды отпусков, которые могут быть предоставлены работникам:

  • Основные периоды отдыха;
  • Дополнительные отпуска;
  • Периоды отдыха, которые были не использованы в предыдущие годы и перенесены на этот.

Несмотря на разгоревшиеся споры, отпуска, которые не были использованы в предыдущие годы, не сгорают. Однако данное положение вещей не совсем выгодно для работодателя.

Если сотрудник несколько лет подряд не был в отпуске, то он может уйти сразу на продолжительный период времени, и фирме придется потратиться на солидную выплату отпускных.

Важно! Кроме этого, непредоставление отпуска является нарушением трудового законодательства, и за это может быть наложен штраф до 50 тысяч рублей.

В ТК указано, что компании любой формы собственности, а также предприниматели, у которых есть наемные работники, обязаны составить в установленный срок график отпусков. Если это требование не соблюдать, то на субъект бизнеса будет наложен штраф согласно КОАП.

График могут не подготавливать предприниматели, которые работают одни без работников, а также физические лица, выступающие работодателями.

Сроки оформления и на какой период

По закону, каждый субъект бизнеса, который имеет наемных работников, обязан оформить и утвердить график отпусков не позднее, чем за 2 недели до завершения текущего года.

Таким образом, крайней датой всегда будет являться 17 декабря. В случае, если в компании работает большое количество сотрудников, то начинать оформление графика желательно еще осенью.

Если установленные законом сроки нарушаются, то субъект бизнеса может ь привлечен к административной ответственности.

Внимание! Составленный график будет действовать один год. Таким образом, производить оформление нового документа необходимо ежегодно. Это, в первую очередь, зависит от того, что право на получение отпуска работником устанавливается в пределах одного года.

С 2019 года при составлении графика отпусков необходимо учитывать одно нововведение — в число работников, которые имеют приоритетное право в выборе периода отдыха, вошли многодетные отцы и матери (3 ребенка и больше) возрастом до 12 лет.

Все остальные правила оформления графика, которые действовали ранее, необходимо использовать и в этом году.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7

Рассмотрим процедуру оформления нового графика отпусков.

Сначала в бланк необходимо внести полное либо сокращенное наименование компании, либо ФИО предпринимателя. Справа расположена графа, куда необходимо записать код статистики ОКПО.

В компании может функционировать профсоюзный орган. В этом случае необходимо получить его письменное мнение и отразить его в графах, какие располагаются в левой части бланка.

Затем необходимо записать номер графика и дату, когда его составили. Рядом находится графа, где указывается год, на какой график был составлен.

После составления график должен утвердить руководитель компании либо предприниматель. Для этого в специальных графах в правой части бланка проставляются должность, ФИО, а также дата, в которую происходит утверждение.

График отпусков выглядит как большая таблица, в которую построчно записывается информация об отпуске каждого работника. Оформление таблицы происходит таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого — шел перечень должностей, которые входят в данное подразделение.

В графе 1 записывается название подразделения.

В графу 2 заносится наименование должности, как она указана в штатном расписании.

В графах 3 и 4 отражается ФИО сотрудника, а также его номер по табелю.

В графе 5 отражается количество дней отпуска, которые предоставляются работнику в этом году.

В графу 6 необходимо занести дату, когда работник захотел уйти на отдых. В следующую графу 7 записывается день, когда он фактически отправился в отпуск.

График отпусков на 2020 год: особенности составления, форма

Составляем график отпусков на 2019 год – образец

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2020 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2019 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2020 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков? Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) – предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год образец

Составляем график отпусков на 2019 год – образец

Одной из основных гарантий, которую должен обеспечить работодатель всем принятым им по трудовому контракту физлицам, является предоставление оплачиваемого отпуска.

При этом ежегодный оплачиваемый отпуск полагается сотрудникам за периоды их трудовой деятельности на предприятии, в первый раз — если работник отработал шесть месяцев.

По общим правилам работники уходят в отпуск согласно графику, на который издается приказ об утверждении графика отпусков.

Когда утверждается график отпусков

Составление плана ухода сотрудников в очередные отпуска поручается специалистам кадровой службы фирмы. Подготовительная работа по составлению графика отпусков начинается еще осенью года, предшествующего году составления графика. Это время необходимо, чтобы узнать существующие пожелания сотрудников компании по ожидаемым периодам отдыха.

После этого инспектор по кадрам подготавливает предварительный график отпусков на следующий год. При этом обязательно отмечаются сотрудники, которые при выборе времени отпуска имеют приоритет в силу действия определенных льгот.

Специалисту кадрового отдела нужно понимать, что сразу составить данный график не получится, его возможно нужно будет согласовывать несколько раз. Связано это с тем, что подготовленный график отпусков обязателен как руководства компании, так и для работающих в ней лиц.

Завершение работы с графиком отпусков нужно производить, когда от всех сторон трудовых отношений получено согласие на периоды предоставления отпуска. Только после этого можно начинать процедуру согласования графика отпусков на следующий год с профсоюзным органом.

Утверждение графика отпусков нужно производить только тогда, когда сотрудники, администрация, а также органы профсоюза согласны с содержанием этого документа.

Важно: положения нормативных актов устанавливают крайний срок этой процедуры. В связи с этим последним днем, когда можно ввести график отпусков в действие на следующий год, является 17 декабря предшествующего года.

Руководство компании и ответственные работники должны понимать данный момент и соблюдать установленные сроки. Это поможет избежать установления наказания для организации и избежать ответственности.

Какие виды отпусков заносят в график

Трудовыми нормами определяется, что график отпусков должен включать в себя все перечисленные ниже типы отпусков:

  • Основной оплачиваемый период отпуска — согласно ТК РФ он полагается работнику из расчета 2,33 дня за каждый отработанный человеком месяц. В итоге за год у человека набираются 28 дней отпуска. Этот период и называется основным отпуском. Допускается использовать его полностью сразу или делением на части. При этом важно помнить, что существует требование, согласно которому одна их таких частей не должна быть менее 14 дней. Если отпуск используется частями, то каждая из них обязательно должна быть отражена в графике.
  • Дополнительный оплачиваемый отпуск – нормы права устанавливают, что данная разновидность отпуска устанавливается работнику либо в силу законодательства, либо в результате действия положений подписанного сторонами трудового контракта. В таком же порядке определяется и количество дней отпуска, предоставляемых сотруднику дополнительно. Работнику данный период может предоставляться суммарно вместе с основным периодом, или же допускается его использование отдельно. Здесь также важно помнить о том, что одна из частей отпуска должна быть не менее двух недель.

Когда идет процедура составления графика отпусков, нужно помнить следующее — если сотрудником в текущем году не использован отпуск, то он в данном документе должны присутствовать все периоды отпуска, которые полагаются сотруднику и еще не отгуляны.

Внимание: в графике отпусков также должны присутствовать сведения о периодах отпусков, предоставляемых сотрудникам, выступающим совместителями. Трудовые нормы устанавливают, что у них отпуск должен предоставляться в тот же период, что и по основному месту работы.

Нужно помнить, что в графике отпусков не отражаются декретный отпуск, и отпуск, предоставляемый сотрудникам по уходу за малышами до 1,5 лет.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

Законодательно не закреплена никакая строгая форма для данного документа. Поэтому при составлении данного распоряжения может использоваться фирменный бланк, который будет содержать всю необходимую информацию.

В верхней части отражается наименование хозяйствующего субъекта, его ИНН, КПП, ОГРН, реквизиты банка и т. д. Когда используется фирменный бланк, то все эти сведения уже присутствуют у него в шапке. Поэтому, если приказ об утверждении графика отпусков составляется таким способом, то дополнительно повторять данную информацию нет необходимости.

Посередине листа отражается наименование подготавливаемого распоряжения. Рядом указывается номер документа по порядку, под которым он фиксируется в журнале регистрации. Желательно на следующей строке отразить краткое описание приказа, к примеру, «Об утверждении графика отпусков».

Ниже фиксируется место составления распоряжения (наименование населенного пункта) и дата издания приказа.

Затем формируется вступительная часть документа, которая должна включать в себя ссылку на нормативные документы, регулирующие рассматриваемый в приказе вопрос.

Ниже указывается слово «Приказываю», после чего следует распорядительная часть приказа:

  1. Отражается приказ директора утвердить подготовленный график отпусков, здесь фиксируются его порядковый номер и дата составления, а также время действия этого документа — год.
  2. Обозначается должностное лицо, в обязанности которого входит осуществление контрольных функций по соблюдению графика отпусков.
  3. Обозначается работник, который будет отвечать за своевременную оплату всех отпусков, указанных в графике;
  4. Обозначается работник, который должен будет произвести ознакомление с данным распоряжением всех указанных в нем лиц.

Обязательно в тексте приказа должно быть указание, что к нему существует приложение — сам график отпусков.

Полностью составленный приказ должен быть подписан руководителем, при этом также указывается его должность и расшифровывается подпись.

После этого необходимо на бланке приказа сделать графы, в которых все упомянутые ответственные сотрудники поставят личные подписи как подтверждение ознакомления с распоряжением.

Необходимо ли вносить изменения в график отпусков

График отпусков оформляется в хозяйствующем субъекте в конце каждого календарного года. В нем необходимо учесть интересы каждого сотрудника организации. Документ, который был утвержден, в течение года должен соблюдаться неукоснительно. Но все равно часто возникают ситуации, при которых следовать этому невозможно, а потому требуется внести изменения в документ.

В частности, это может происходить из-за приема новых сотрудников и увольнения имеющихся, из-за периодов болезни, срочной производственной необходимости, обращения работника с личной просьбой о переносе периода отдыха.

Если работник по своей инициативе хочет передвинуть отпуск, то он должен подать директору заявление с письменной просьбой об этом событии. В тексте должна быть указана причина переноса, и новая дата начала отдыха. Желательно, чтобы вместе с заявлением были предоставлены копии оправдательных документов.

Также на производстве может возникать ситуация, при которой сотрудник, который собирается отправляться на отдых, должен обязательно присутствовать на рабочем месте.

К примеру, может происходить установка нового оборудования, возникнуть экстренные обстоятельства, либо контролирующие органы планируют устроить проверку.

Тогда администрация должна получить от работника письменное согласие на перенос времени отдыха, а уже на основании него выпустить приказ о внесении изменений в график отпусков.

Важно: даже если был произведен перенос отпуска, и работник знает о новой дате его начала, все равно не позднее чем за 2 недели произвести уведомление его об этом событии.

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образец

Составляем график отпусков на 2019 год – образец

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

Внимание! Согласно ст.124 ТК РФ работодателю запрещается непредоставлять  ежегодный отпуск работникам, которые согласно СОУТ заняты на опасных и вредных условиях труда, восемнадцати летним, а остальным сотрудникам в течение 2-х лет подряд.

Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

В ст. 9. п. 1 Конвенции об отпусках говорится о том, что неиспользованный отработанный период отпуск может быть использован не позднее 18 месяцев после окончания года, за который он предоставлялся. Поэтому после этого периода пропущенное время отдыха уже нельзя использовать. Арбитражные суды принимают в свою очередь не однозначную позицию.

Чтобы избежать штрафов – не доводите до двух лет просрочку по отпускам сотрудников. Необходимо включить эти периоды в график отпусков, согласовав их при этом с работником. Либо по письменному заявлению заменить его денежной компенсацией за неиспользованный отпуск.

Когда и на какой период утверждается

Существующие нормативные акты определяют, что каждое предприятие, у которого существуют трудовые договора с наемными работниками, должно утверждать график отпусков на следующий год не позже двух недель до окончания текущего года.

Поэтому разработкой его можно заниматься начиная с осенних месяцев. При этом необходимо принимать во внимание, что дата утверждения графика на следующий год должна быть не позже 17 декабря.

График разрабатывается на предприятии и у ИП сроком на год. Данную процедуру необходимо проводить ежегодно. Связано это с тем, что право на отпуск и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.

Кроме этого, ежегодное заполнение графика отпусков позволяет контролировать, все ли работники воспользовались данным правом. Если нарушать сроки утверждения графика, то за это к предприятию могут применяться меры административной ответственности.

Обязательно составлять график или нет

ТК РФ требует, чтобы все работодатели, будь то организации или предприниматели, составляли график отпусков. Причем данное требование обязательно к выполнению, в противном случае предусмотрено наказание КоАП.

Когда предприниматель работает самостоятельно без привлечения работников, он освобождается от составления графика. Также не должны его оформлять и утверждать физические лица, которые выступают в качестве работодателя.

Скачать бланк и образец заполнения формы Т-7

Внимание! После составления графика необходимо ознакомить с ним всех сотрудников. Для этого можно применять лист ознакомления.

Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 на 2019 год

Рассмотрим подробнее, как составить график отпусков.

Заполнение документа нужно начинать с указания полного наименования компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа от этой строки располагается поле, в которое фирмы также обязаны заносить еще присвоенный им код по справочнику ОКПО.

Если в компании есть орган профсоюза, то информацию о выраженном им письменном мнении нужно указывать в графах в левой части бланка.

Далее заносится номер графика, а также дата, в которую он был составлен. Рядом с этим располагается поле, в котором нужно проставить год действия графика.

Этот документ должен приниматься руководителем фирмы или предпринимателем. Поэтому в правой части ему необходимо поставить свою подпись, ее расшифровку, указывает занимаемую должность. Также здесь записывается дата, когда произошло утверждение графика.

Основная часть документа выглядит как большая таблица, в которую построчно заносятся сведения об отпусках. Заполнять ее нужно таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого перечислялись сотрудники, работающие там.

В столбец 1 записывается обозначение подразделения. В столбце 2 указывается название должности в таком же виде, как она внесена в штатное расписание.

В следующие столбцы 3 и 4 заносится полные Ф.И.О. сотрудника и присвоенный ему номер.

В столбце 5 указывается общее число дней отдыха, на которые может претендовать работник.

В столбце 6 проставляется дата, в которую он хочет пойти в отпуск. При этом в столбце 7 нужно указывать дату, в которую отпуск был реально предоставлен.

Если выполнялся перенос отпуска на иное время, то в столбец 8 нужно занести сведения о приказе, которым это было произведено, а в столбце 9 проставить новую согласованную дату начала отдыха.

Столбец 10 предназначен для того, чтобы производить отметки о переносе отпуска, отзыве из него работника и другой аналогичной информации.

Оформленный документ должен подписать руководитель кадрового отдела.

Порядок утверждения

Утверждение графика отпусков производится по следующей схеме:

  • Если в компании есть профсоюзный орган, то предварительно график должен быть согласован с ним. Для этого проект документа отправляется туда вместе с сопроводительным письмом;
  • Профсоюз должен рассмотреть полученный проект графика отпусков, и в течение пяти дней высказать свое мотивированное мнение в письменном виде;
  • Мнение может быть как положительным, так и отрицательным. В последнем случае между администрацией компании и профсоюзом проводятся переговоры до решения вопроса;
  • График нужно принять не позже 2 недель до наступления календарного года (до 17 декабря);
  • Утверждение графика может быть выполнено двумя способами:
    • Соответствующая надпись проставляется прямо на бланке графика;
    • Оформляется отдельный приказ об утверждении графика отпусков. Этот способ более удобный, поскольку в распоряжении можно назначить ответственных лиц, определить источники оплаты отпусков, обозначить способ информирования работников о предстоящем отдыхе и т. д. Приказ необходимо издавать также не позже, чем за 2 недели до завершения года.

Как составить приказ об утверждении графика отпусков

В каком случае вносятся изменения

Действующее законодательство не запрещает делать изменения в ранее принятом графике отпусков. Однако, такие мероприятия являются необходимостью, особенно если в компанию устраиваются новые работники, либо у работающих возникает потребность передвинуть их период отдыха на другое время.

В ТК указаны случае, когда компания безоговорочно обязана перенести отпуск на иное время:

  • При нахождении на отдыхе работник заболел;
  • У работника в период отпуска возникла необходимость в исполнении гражданских прав, и на это время закон предусматривает освобождение от работы.

Важно! Также нужно передвинуть период отпуска на новый, если ответственное лицо не предупредило сотрудника за 2 недели о приближении времени отдыха. Для того, чтобы внести такое изменение, работнику необходимо оформить заявление с проставлением новых дат отпуска.

Законом устанавливаются случаи, когда администрация имеет право перенести отпуск, если отсутствие работника на своем месте может нарушить нормальную работу фирмы. Однако в данном случае обязательно нужно получить письменное согласие самого сотрудника на это действие.

Порядок внесения изменений

Можно выделить две причины, из-за которых образуется необходимость сделать изменения в графике отпусков.

Если это нужно сделать по желанию самого работника:

  • Работник оформляет заявление, в котором указывает причину переноса и новые желаемые даты отдыха;
  • Руководитель рассматривает документ, и по своему желанию утверждает его или нет;
  • Если директор одобрил перенос, то заявление передается в кадровый отдел, где оформляют приказ о внесении изменений в график отпусков;
  • В имеющемся графике отпусков в поле «Примечание» указываются реквизиты заявления.

Если перенос отпуска необходим по производственной необходимости, процедура несколько меняется, поскольку нужно получить согласие работника:

  • Проведение переговоров с работником о переносе времени отпуска;
  • Если работник согласен, то он пишет согласие на перенос, либо подписывает готовый бланк;
  • Согласие передается в кадровую службу, где на его основании составляется приказ об изменении графика отпусков;
  • В имеющемся графике в поле «Примечание» записываются реквизиты согласия.

Как составить приказ руководителя о внесении изменений в график отпусков

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.